DIAGNÓSTICO

El espacio físico destinado al Sistema de Archivo Central està ubicado en un edificio situado al sur de la ciudad, fuera de la sede principal, en el barrio Ciudad Jardìn. Existen en èl veintitrés mil metros de fondos acumulados, parcialmente organizados e inventariados.

Es una oficina de reciente creación dentro de la estructura organizacional de la Universidad Santiago de Cali, jerarquicamente depende de la Secretaría General y surgió en virtud de la Resolución de Rectoría del 12 de diciembre de 2003, iniciando labores a finales del mes de enero de 2004, razón por la cual el volumen de producción documental en desarrollo de las actividades y funciones asignadas a esta dependencia es mínimo, se encuentra en buen estado y organizado por expedientes en carpetas desacificadas y conservando el principio de orden original.

En la sede principal encontramos el archivo de gestión con cinco mil metros de documentos, correspondientes a seis decanaturas y veintiseite programas, màs las oficinas administrativas.

Se dispone de los elementos de bioseguridad para la manipulaciòn de los documentos y extintores adicionales destinados a las oficinas que manejan el mayor volùmen de èstos.

Se estructuró con base en la Ley General de Archivos el proyecto de tablas de retención documental, el cual en estos momentos hace tránsito para aprobación del Consejo Municipal de Archivos de la ciudad.

Dentro del proyecto de la celebración de los 50 años de la institución està la construcción del espacio destinado al archivo central, ajustado a las condiciones necesarias para la custodia y conservación de los documentos.

Es importante resaltar que la Universidad trabaja en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, bajo norma NTC ISO 9001:2000, como también en el proceso de Acreditación de Alta Calidad en la parte académica bajo lineamientos establecidos por el CNA, por lo tanto el Comité de Archivo ha venido trabajando de manera conjunta con las áreas y los responsables que lideran estos proyectos, lo cual permitirá avanzar en la estandarización y aplicación de las tablas de retención una vez aprobadas en cada una de las áreas de la institución.

Para su funcionamiento en este momento la oficina cuenta con tres empleados: La Directora de la oficina, una Secretaria, un auxiliar de archivo y una practicante del Sena.